Gebruikers uitnodigen en rollen beheren

Deze gids loodst je door het uitnodigen van iemand voor je workspace, het kiezen van de juiste rol voor diegene, en het beheren van hun toegang daarna. Ook wordt uitgelegd hoe het rollen- en rechtensysteem werkt, zodat je de rol kunt kiezen die elke persoon precies de toegang geeft die ze nodig hebben.

Een workspace kan zoveel gebruikers hebben als je wilt. Elke gebruiker krijgt één rol per workspace toegekend, en die rol bepaalt wat ze kunnen zien en doen. Dezelfde persoon kan verschillende rollen hebben in verschillende workspaces. Voor achtergrond over hoe workspaces in elkaar passen, zie Workspaces.

Een gebruiker uitnodigen

1. Open de instellingen van de workspace. Kies in de linkernavigatie Instellingen. Dit opent de workspacepagina waar contacten, gebruikers en sub-workspaces worden beheerd.

2. Vind het gedeelte Gebruikers. Scroll naar de kaart Gebruikers (subtitel Gebruikersbeheer en toegang). Deze toont iedereen met toegang tot de workspace, samen met eventuele openstaande uitnodigingen.

3. Start de uitnodiging. Klik op Uitnodigen in de rechterbovenhoek van de kaart Gebruikers. Dit opent het formulier Uitnodigingen. De subtitel ervan luidt Nodig een gebruiker uit voor <je workspacenaam>, wat bevestigt voor welke workspace de uitnodiging is.

4. Voer het e-mailadres in. Typ het e-mailadres van de genodigde in het veld E-mail.

5. Kies een rol. Kies een van de rollen uit de lijst Rol (de keuzes worden getoond als keuzerondjes). De pagina toont ook een rechtentabel zodat je kunt vergelijken wat elke rol kan doen voordat je kiest — zie Hoe rollen werken hieronder.

6. Verstuur de uitnodiging. Klik op Gebruiker uitnodigen. SuperSpace e-mailt een uitnodiging naar dat adres en je ziet een bevestiging dat de uitnodiging is verstuurd. De nieuwe uitnodiging verschijnt nu in de lijst Openstaande uitnodigingen op de workspacepagina.

Hoe rollen werken

Wanneer je iemand uitnodigt, ken je hen precies één rol toe op de workspace. De vijf ingebouwde rollen hieronder zijn gerangschikt van minste naar meeste toegang. Elke rol kan sitedetails bekijken; elke hogere rol voegt daar meer mogelijkheden aan toe.

Een paar dingen die het waard zijn om te weten:

• Workspace-admin is de enige rol die gebruikerstoegang kan beheren — dat wil zeggen mensen uitnodigen, rollen wijzigen en gebruikers verwijderen. Deze rol kan ook sub-workspaces aanmaken.
• Facturatiemanager is een alleen-lezen-rol voor sites, maar kan factuurgegevens beheren. Gebruik deze voor een boekhouder of financieel contactpersoon die niet aan de sites zelf moet komen.
• Site-viewer is alleen-bekijken. Site-manager voegt bewerken toe. Site-admin voegt het aanmaken en verwijderen van sites plus facturatie toe.
• "Gebruikerstoegang beheren" is wat een admin in staat stelt om in de eerste plaats bij de uitnodigings- en rolbedieningselementen te komen — en daarom kan alleen een Workspace-admin de stappen in deze gids uitvoeren.

Overgeërfde rollen

Als je account sub-workspaces heeft, cascadeert een rol die op een bovenliggende workspace wordt toegekend automatisch omlaag naar de onderliggende workspaces. In de lijst Gebruikers op een onderliggende workspace wordt een overgeërfde rol getoond met een badge die de workspace benoemt waar deze vandaan kwam (of simpelweg gemarkeerd als Overgeërfd).

Een overgeërfde rol kan niet worden verwijderd op de onderliggende workspace — om die toegang weg te nemen, wijzig je deze op de bovenliggende workspace waar deze werd toegekend. Je kunt echter wel een overgeërfde rol op de onderliggende workspace bewerken: dat ontkoppelt deze van de bovenliggende, en vanaf dan is het een onafhankelijke rol op de onderliggende workspace die de rol van de bovenliggende niet langer volgt.

Bestaande gebruikers beheren

Alle huidige gebruikers verschijnen in de kaart Gebruikers op de pagina Instellingen van de workspace, in een tabel die de Naam, E-mail, Rol van elke persoon en de datum waarop ze zijn Toegevoegd op toont. Je eigen rij is gemarkeerd met een Ik-badge.

Een rol van een gebruiker wijzigen

1. Open Instellingen en scroll naar de kaart Gebruikers.
2. Klik in de rij van de gebruiker die je wilt wijzigen op Bewerken. Dit opent een pagina met de titel Toegang van <naam>.
3. Kies de nieuwe rol uit de lijst Rol.
4. Klik op Bijwerken.

Een gebruiker verwijderen

1. Open Instellingen en scroll naar de kaart Gebruikers.
2. Klik in de rij van de gebruiker op Verwijderen.
3. Bevestig in het dialoogvenster dat verschijnt ("Deze gebruiker heeft geen toegang meer tot dit account.").

Openstaande uitnodigingen beheren

Uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd, verschijnen in de lijst Openstaande uitnodigingen op de workspacepagina, met het e-mailadres van de genodigde, de rol die je hebt gekozen, wanneer deze is verstuurd en wanneer deze verloopt. Voor elke openstaande uitnodiging kun je:

• Opnieuw versturen — e-mailt de uitnodiging opnieuw (handig als de genodigde deze nooit heeft ontvangen). Controleer of het getoonde e-mailadres correct is voordat je opnieuw verstuurt.
• Annuleren — trekt de uitnodiging in zodat de link niet meer werkt.

Een opmerking over de API

Er is geen openbare REST API voor de bovenstaande uitnodigingsflow — een teamlid uitnodigen is een dashboardactie. De Users API bevat wel een endpoint POST /api/users, maar dat is een andere bewerking: het maakt een gloednieuwe gebruiker en een sub-account aan onder je workspace, en is alleen beschikbaar voor reseller-accounts. Het is ook niet beschikbaar via OAuth. Zie de Users API en Accounts API voor de details.

curl -X POST \
  -H "Authorization: Bearer $SUPERSPACE_TOKEN" \
  -H "X-Auth-Account: $ACCOUNT_ID" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"user": {"fname": "Ada", "lname": "Lovelace", "email": "ada@example.com", "company_name": "Ada Ltd"}}' \
  https://control.superspace.nl/api/users

Volgende stappen

• Bekijk hoe workspaces en sub-workspaces in elkaar passen
• Lees de gids voor de genodigde over het accepteren van een uitnodiging
• Voor automatisering: verken de Users API en Accounts API